Ken's Information @Singapore

ちょっとした豆知識、たまにシンガポール情報をお伝えします。

仕事ができる人は整理・整頓ができる人!?大手上場企業勤務のわたしが学んだ溜まった書類を片付ける極意3つ

 

Sponsored Link

 


「仕事ができる人は整理・整頓ができる人」そんな言葉を聞いたことはないでしょうか?
わたしは、大手上場企業に務めるサラリーマンです。

入社当時は上司から口酸っぱく「机周りだけは綺麗にしておけ」と言われた経験があります。

今でこそ、その意味が十分に理解できますが、入社当時はなぜそこまで整理整頓が理解できていませんでした。

ところで、あなたの会社にいるできる人の机は綺麗ですか?整理整頓が行き届いていますか?
おそらく、大多数のできる人は机周りが整頓されているはずです。

それは大手有名企業から中小企業までどこの会社にいても同じです。

それでは、あなたの机周りはどうでしょうか?書類の整理整頓は行き届いていますか?

Sponsored Link


整理整頓をすることのはどういった意味があるのでしょうか。

社会人にとって整理整頓ができることは仕事を進める上での効率や生産性、そして考え方に大きく影響します。
また、整理整頓ができる人は、他人から見たその人のイメージにも大きくいい影響を与えるでしょう。

しかし、現状はどうですか?整理整頓が行き届いていますか?

「毎日の仕事が忙しくて」
「整理整頓は時間があるときでいいかな」
「整理整頓してもすぐ書類が溜まってしまうから」

などの理由で整理整頓をすることから逃げていませんでしょうか?
安心して下さい。整理整頓をすることはいつからでも始めることができます。

整理整頓をする意味とは!?


整理整頓ができることは社会人として立派なスキルです。
整理整頓ができているということは、どんな書類や情報がどこにあるか理解しているということです。

これは、仕事の効率・生産性に大きく関係します。

1日の時間はビジネスマンであれば誰しも同じです。
同じ仕事をしていてるのに「2倍の時間がかかってしまう」

そんなことはありませんか?

結果や効率が求められるビジネスマンであれば、仕事を早く片付けて結果を出したいはずです。
仕事を早く終わらせることができて困る人はいません。

整理整頓を身に付けることは仕事をする上で非常に役に立つスキルを身に付けているということです。

また、机周りの整理整頓すらできない上司や先輩を見て部下や後輩はどう思うでしょうか。
わたしも社内で整理整頓ができない上司や先輩を見てきました。

そして、机の周りすら管理できない人が組織や人を管理できるはずがないと感じています。
これは事実であり、整理整頓ができない人に良いイメージがつくはずがないのです。


「整理整頓」には以下の意味があります。

整理:乱れた状態にあるものをかたづけて、秩序を整えること。

整頓:散らかり乱れている物を、きちんとかたづけること。また、そうして整った状態になること。

言葉の意味からも分かるようにまずは、整理することそして整頓する。

簡単に言えば、不要なものを整理したあとに適切な場所に適切な形で保管することです。

整理整頓をする上で特に困ることは書類の整理です。

それでは、大手上場企業勤務のわたしが学んだ溜まった書類を片付ける極意3つを紹介していきます。

1.期限を設定すること

「今日は整理整頓して帰宅するぞ」そう思っていてもなかなか上手くいきません。
内勤であれば可能かもしれませんが、毎日、急に商談が舞い込んできたりするビジネスマンには
期限を設定することを勧めます。

具体的には、今週末までに綺麗にする。のではなく、
金曜日の朝から1時間は整理整頓に時間を使うといったように日時を指定することが整理整頓をする上での第一歩です。

人間は期限を決めなければダラダラと時間を過ごしてしまいます。
面倒くさいことであれば尚更です。

まずは期限を決めることから始めてみましょう。


2.すぐやる。今から整理整頓に行動を移すこと

人間とは期限を決めてもなかなか予定通りに行動できない一面があります。

あなたは、夏休みの宿題と同じで期限ギリギリまで手をつけずに前日に一気に片付けてしまうタイプですか?
このようなビジネスマンは意外と多くいるのではいないでしょうか。

もちろん、日々の業務が忙しいということは十分に分かりますが、
まずは「これに関係する書類だけでも今からファイルにしっかりとまとめよう」とすぐに行動することが大切です。

これを放置して、近くにファイルがあるにも関わらず「明日の朝にファイルにまとめよう」と考えると
明日になればまた「次の日の朝にまとめよう」となるのは目に見えています。

すぐにする。今やる。
これこそが、整理整頓をする上で一番重要です。

やり始めるまでは苦しいかもしれませんが、これが習慣になるとあなたの仕事効率は飛躍的にUPします。




3.書類はデータで保管する

時代はIT社会です。わたしの会社でも重要な書類こそは紙媒体ですが、書類の電子化が進んでいます。
この流れは今後もますます加速するでしょう。20年後には紙の書類よりデータでの管理が基本になっているかもしれません。

どこの会社でも紙の書類はたくさん存在します。世の中は電子化の流れと言いながらも仕事を進めて行く上で、どうしても紙の書類の整理から
逃れることはできません。
紙の書類として保管する場合とデータとして保管する場合の区切りが必要にはなりますが、データで保管できるものはデータで保管することをお勧めします。データで管理するということはパソコン一つで全てのデータを持ち運ぶことができるという利点があります。

また、フォルダに管理できるので紙の書類より容易に整理整頓を行うことができます。

まとめ


長らくサラリーマンをしてきましたが、机周りの整理整頓ができる人とできない人の差は歳が増えると明確になってきます。
特にどの企業でも役職が高く仕事ができる人の机は綺麗なのは間違いない事実でしょう。

また、これが仕事の効率に繋がっていることも理解でき、出世にも大きく影響するでしょう。

今回、わたしが学んだ溜まった書類を片付ける極意3つを紹介して頂きましたが、
本当に大切なことは整理整頓を習慣化することです。

あなたの仕事の効率UPに少しでも繋がりますように。

Sponsored Link

 - 仕事 ,